Сроки и условия регулирования подотчетных сумм

Сроки и условия регулирования подотчетных сумм

Содержание статьи

Под подотчетными суммами принято понимать наличные денежные средства, которые руководитель или организация выдает своему работнику на осуществления определенной деятельности, связанной с его основной работой.

В качестве таковой может выступать выплата командировочных, оплата расходного материала или канцелярских товаров или же обеспечение определенного количества горячего на заправку авто.

В любом случае важно понимать весь процесс получения подотчетной суммы и знать ее формулировку в законе.

Процесс выдачи наличных средств подотчет

Как мы уже и сказали, под понятием денег подотчет принято понимать средства, которые выдаются работнику на осуществление своих непосредственных обязанностей.

Порядок получения средств может меняться в зависимости от ситуации, однако мы рассмотрим наиболее распространенный случай. Допустим Вас отправляют в командировку. В качестве подотчетной суммы выдают Вам 10 000 рублей.

Порядок получения денежных средств будет следующим:

  • Вы пишете заявление на предоставление Вам денежных средств подотчет в связи с отбытием в командировку. Писать можно в свободной форме.
  • Ваш непосредственный руководитель смотрит, что Вы написали, определяет в целом дальность поездки и указывает на свое усмотрение ту сумму, которая Вам будет необходима. В качестве согласия, ставит подпись.
  • После этого можно идти в бухгалтерию, где сотрудник выдаст Вам указанные средства через кассовый аппарат.
  • Спустя определенный срок, Вы возвращаетесь из командировки и должны в течении 3 рабочих дней предоставить отчет об использовании данных денежных средств. В случае если деньги остались их возвращают обратно.

В законе нет четкого регулирования сроков возврата выданных Вам средств подотчет. Руководитель сам решает, на какой срок Вам выдать деньги.

Обычно устанавливается срок равный длительности пребывания в командировке В любом случае большинство споров на фоне подотчетных средств идет как раз из-за указания огромных сроков, на которые руководители подписывают заявление.

Так или иначе получить средства во второй раз Вам не удастся, пока не будет предоставлен отчет за первый раз.

Какая ответственность грозит в случае подотчетных средств сотруднику с задолженностью?

Практика налоговых инспекторов говорит нам зачастую о том, что в случае, если Вы выдали подотчетные средства сотруднику, имеющему задолженность, то к Вам могут быть применены следующие меры:

  • Начисление подоходного налога (НДФЛ) и страховых взносов.
  • Выданные средства также остаются подотчетными и подлежат возврату в добросовестном порядке.
  • Фиксация нарушений ведений кассовых операций с штрафом до 5 000 рублей для должностных лиц и до 50 000 для юридических.

Источник: https://kodecs-rf.ru/trudovoe_pravo/sroki_i_usloviya_regulirovaniya_podotchetnyh_summ/

Срок отчета по подотчетным суммам

На какой срок выдаются деньги подотчетному лицу, сколько времени отведено сотруднику на составление авансового отчета, что делать, если сотрудник не отчитывается и не возвращает подотчет обратно: обо всем об этом расскажем в статье.

Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Уазания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании должны быть прописаны:

  • ФИО и должность сотрудника;
  • цель выдачи;
  • сумма;
  • а также срок, на который подотчет выдается.

Деньги могут быть выданы наличными либо перечислены на банковскую карточку работника.

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении срока, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

  • либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
  • либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день истечения срока подотчета отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу также в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форма может быть разработана и утверждена компанией самостоятельно, а может быть использована унифицированная № АО-1, утвержденная Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2019 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам.

Обратите внимание

Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением.

19 августа 2019 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Подотчетное лицо не отчиталось в срок

Нередки ситуации, когда сотрудник не возвращает подотчетные суммы вовремя и не отчитывается.

В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса.

Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании подотчетных сумм из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). Именно в течение этого времени у компании есть возможность невозвращенные деньги взыскать в судебном порядке.

Источник: http://ppt.ru/art/otchetnost/srok-podotchetnih-summ

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· Первый уровень (законодательный) — определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

К документам первого уровня, прежде всего, относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «О публичном акционерном обществе », «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо (ст.

48) его признаки и виды: коммерческие и некоммерческие, дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, а также между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете связанных с ними операций. Далее Гражданский кодекс раскрывает сущность собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это также важно для бухгалтерской службы предприятия, так как надо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Также необходимо знание Гражданского кодекса для того, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся многие хозяйственные операции и в связи с этим следует, знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и многое другое. Таким образом, ГК РФ определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности [2].

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, сыграл определяющую роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике. Он стал тем ядром, вокруг которого с разной степенью успешности велась работа по реформированию отечественной бухгалтерии.

Десятилетний опыт законодательного регулирования бухгалтерского учета свидетельствует, что такое регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности хозяйствующих субъектов; во-вторых, закон должен определять ту систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Отсюда закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.

· Второй уровень (нормативный) — устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами.

Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Для организации учета расходов предназначено ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации.

Важно

Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

1. расходы по обычным видам деятельности;

2. прочие расходы.

Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы.

· Третий уровень (методический) — документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

К документам этого уровня относятся методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, материально-производственных запасов и др.

, в которых раскрываются методические и практические аспекты, правила и способы ведения бухгалтерского учета тех или иных объектов.

Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность. Первая группа, в частности, включает:

— порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);

— План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);

Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е.

на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации.

Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы

· Четвертый уровень (организационный) — организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности.

Совет

Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности.

Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учёта, без знания которых невозможны достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности. К таким признакам следует отнести:

способы погашения стоимости амортизируемого имущества по правилам бухгалтерского и налогового учёта;

порядок оценки производственных запасов, товаров, незавершённого производства и готовой продукции;

виды создаваемых резервов и сроки списания расходов будущих периодов;

порядок использования чистой прибыли;

другие вопросы, которые собственники, руководители и менеджеры организации сочтут существенными.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

Обратите внимание

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом в сумме 60 тысяч рублей (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств.

Читайте также:  Замена инн при смене фамилии через госуслуги

Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Важно

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

Источник: https://infopedia.su/8×3581.html

Контроль подотчетных сумм и пути его совершенствования

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Понятие подотчётных сумм и порядок их выдачи

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

расходы на командировки по территории РФ и за границу;

представительские расходы.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги, а так же другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Правила выдачи, и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее Порядок ведения кассовых операций) (Приложение №!), утвержденных Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (смотрите Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций предусмотрено также следующее:

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Совет

Как видим, данный пункт содержит все основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам.

Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений по поводу сумм, которые организация может выдать под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Размер и срок, на который они выдаются в подотчет, устанавливаются организацией самостоятельно, на основании приказа руководителя.

Наличные денежные средства, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов, могут выдаваться только определенному кругу лиц – работников торговой организации, список которых утверждается руководителем.

Значит, в обязательном порядке в бухгалтерской службе организации должен быть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право получить наличные деньги под отчет.

Срок, на который могут выдаваться суммы, на хозяйственные расходы законодательно не ограничен, однако, такие сроки организация обязана устанавливать самостоятельно и закреплять это положение соответствующим приказом.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Поэтому наличные денег под отчет выдаются только через кассу торговой организации.

По установленной форме торговая организация ведет кассовую книгу. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы.

Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Обратите внимание

Получая наличные денежные средства из кассы торговой организации на какие-то определенные цели, подотчетное лицо в дальнейшем обязано отчитаться по расходованию данных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах должен быть сдан в установленные сроки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).

2. Порядок ведения и заполнения синтетического регистра по учёту подотчётных сумм в журнале-ордере № 7 «Расчёты с подотчётными лицами»

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

  • журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
  • главная книга;
  • иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере № 7 одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

2.1 Организация синтетического учёта подотчётных сумм на счёте № 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно — хозяйственные и операционные расходы.

Важно

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.).

Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы.

Выдача денег под отчет оформляется записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется, а дебетуются счета 10 «Материалы» если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:

Дебет 41 «Товары» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 50 «Касса» — на суммы, возвращенные в кассу;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы, удержанные из зарплаты;

Совет

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 91.2 «Прочие расходы» — если недостачу нельзя возместить.

Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.

Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» становится пассивным.

Источник: https://works.doklad.ru/view/kkBjoxfegoI/2.html

Особенности расчета с подотчетными лицами

В данной статье рассмотрены особенности учета с подотчетными лицами, основные правила выдачи, документальное оформление и списание подотчетных сумм.

В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками, которых отправляют в командировку и выдачи им средств, для покупки за наличный расчет материальных ценностей, оплаты выполненных работ и на другие хозяйственно-операционные цели.

Таким образом, в процессе хозяйственной деятельности каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчетами с подотчетными лицами. Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого правильно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции.

Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает контроль за использованием денежных средств на предприятии и позволяет избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой, а также способствует укреплению расчетной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств, а это способствует улучшению финансового состояния предприятия. Поэтому данная тема наиболее актуальна в современных условиях.

Подотчетные лица — это работники, которым выдали аванс наличной суммой денежных средств из кассы на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Правила выдачи денежных средств, размер авансов и сроки, на которые выдаются суммы, установлены правилом ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У), который действует с 1 июня 2014 года.

В бухгалтерском учете для расчетов с сотрудниками по подотчетным суммам предназначен счет 71 « Расчеты с подотчетными лицами», который может иметь сальдо, как по кредиту, так и по дебиту.

Обратите внимание

По дебиту отражаются суммы, которые были выданы подотчетному лицу, а по кредиту израсходованные суммы подотчетным лицом по целевому назначению и остаток, который подотчетное лицо обязано вернуть назад.

Этот остаток является дебиторской задолженностью предприятия.

Порядок выдачи на предприятии наличных денег под отчет, а также список подотчетных лиц устанавливает руководитель. Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, которое пишется в произвольной форме. Выданные деньги подотчет в бухгалтерском учете отражают проводкой Д-т сч.71 К-т сч.

50, что означает — выдана работнику из кассы подотчетная сумма. Деньги выдаются при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если подотчетное лицо действует от имени организации, то необходимо наличие доверенности, а если как физическое лицо, то доверенность не требуется.

Сумма, выдаваемая в подотчет, имеет ограничение 100000 рублей, если она осуществляется в рамках одного договора.

Этот лимит устанавливается для расчетов между организациями, а на расчеты с физическим лицом, в данном случае работник предприятия, она не распространяется.

Организация может упростить порядок расчетов с подотчетными лицами при использовании корпоративных банковских карт. Порядок их использования организация устанавливает сама.

Читайте также:  Увольнение по срочному трудовому договору: порядок и особенности процедуры, срок отработки

Источник: https://novainfo.ru/article/10185

В течении какого времени можно вернуть подотчетные суммы — адвокатское бюро

Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.2 ст.248 ТК РФ может вернуть деньги только через суд.

Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работающего сотрудника можно в течение одного года со дня, когда этот сотрудник обязан был отчитаться за полученные деньги в подотчет ( ч. 2 ст. 392 ТК РФ ).

Конечно, работник может и сам обратиться к руководителю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным суммам. В этом случае размер задолженности не важен, то есть сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника.

Важно

В этом случае нарушений положений статьи 248 Трудового Кодекса РФ не произойдет. Так же работник имеет право попросить об отсрочке или рассрочке платежа. Ситуация 2.

Налогового кодекса налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Учитывая все вышеизложенное рекомендую организациям регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам.

При выявлении просроченной задолженности требовать от работника в срочном порядке сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, либо если авансовый отчет сдан, а излишки денежных средств нет, то сдачу денежных средств в кассу.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

На его примере рассмотрим порядок указания сведений о том, на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу: Образец заявления Скачать В основании для выдачи денежных средств должен быть прописан срок, на который они выдаются. На сегодняшний день нет никаких ограничений по времени выдачи денег в подотчет.

Внимание

Срок выдачи утверждает руководитель, и он может быть установлен индивидуально по каждой выдаваемой подотчетной сумме. Но независимо от этого, после наступления дня, по который выданы деньги под отчет, сотрудник сразу же должен вернуть неизрасходованные денежные средства или в течение трех дней предоставить авансовый отчет.

Подотчетное лицо не отчиталось в срок: последствия и порядок решения проблемы Нередко возникает вопрос об обложении НДФЛ несданных сумм, выданных в подотчет.

В какие сроки нужно отчитываться по подотчетным суммам

Важно

Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб. в подотчет на оплату ремонта принтера. В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней.

Т.о. срок, на который Беликовой выданы подотчетные деньги, истечет 20 марта 2013года. В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 23 марта 2013года, Беликова должна будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Порядок предоставления денег в подотчет и возврата остатка подотчетных сумм

Так как ГК РФ не содержит специальных требований к форме прощения долга, то обычно такое решение оформляется приказом или распоряжением руководителя организации. Необходимо так же сообщить и бывшему работнику о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.

В случае, когда организация не производит «прощения» долга и пытается его вернуть, то данная задолженность отражается в бухгалтерском учете организации.

По окончанию срока исковой давности задолженность работника признается безнадежной к взысканию и списывается на финансовые результаты деятельности организации.

Затем такая задолженность отражается за балансом в течении пяти лет. Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые бывший сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст.

Налоговые последствия несвоевременного возврата подотчетных сумм

В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.

Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1. Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса».

Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств. Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара».

Сроки и условия регулирования подотчетных сумм

Указания ЦБ РФ № 3210-У были внесены существенные изменения. И в первую очередь они коснулись процедуры взаиморасчетов с подотчетниками. Рассмотрим, каковы сроки отчета по подотчетным суммам. Когда отчитываться Отчетность за расходование авансовых денег производится при помощи АО.
ВАЖНО! Срок отчета по подотчетным суммам 2018 года — 3 рабочих дня.

Срок возврата подотчетных сумм

Но сделать это можно, только если сотрудник согласен с размером и самим фактом удержания. Таким образом, для взыскания денег из заработной платы необходимо издать распоряжение руководителя, а также получить согласие работника на взыскание.

Взыскание несданных подотчетных сумм в судебном порядке Когда работник не согласен на удержание либо пропущен месяц, отведенный на взыскание, компания может взыскать средства, выданные в подотчет, через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам определен в статье 196 ГК РФ.

Источник: http://advokat-kramarenko.ru/v-techenii-kakogo-vremeni-mozhno-vernut-podotchetnye-summy/

Сроки возврата подотчетных сумм

x

Check Also

Налог с продажи дачи и земельного участка: старое и новое в законодательстве Из статьи вы узнаете: надо ли платить налог с продажи дачи, новый закон уплаты данного налога, можно ли …

Нужно ли платить налог с продажи гаража? Согласно Налоговому кодексу РФ, с продажи гаража и прочего имущества, того же автомобиля, например, гражданин обязан заплатить подоходный налог в размере 13 процентов. …

Как исчисляется налог с продажи акций физлицом? Многие российские граждане занимаются торговлей акциями различных компаний. Каким налогом может облагаться доход, полученный от соответствующих сделок? Какие налоговые льготы для данных правоотношений …

Порядок расчета налога на имущество исходя из кадастровой стоимости Налог на квартиру по кадастровой стоимости в обязательном порядке стал рассчитываться начиная с 1 января 2015 года. До 2015 года налог …

Как производится наличный расчет между ИП и юрлицом? Ведение предпринимательской деятельности сопряжено с осуществлением расчетных операций. Оптимальный способ проведения платежа, не занимающий много времени и не требующий предварительной подготовки, — …

Как можно зарабатывать деньги? Самые перспективные виды заработка на 2018 год деньги можно заработать на создании сайтов, их наполнении и продвижении, участии в совместных закупках или партнерских программах, приготовлении вкусных …

Мыловарение как бизнес в домашних условиях: выгодно или нет? Гигиена один из важнейших аспектов жизни, от которого напрямую зависит состояние здоровья. Современный человек об этой составляющей заботиться очень тщательно. Отсюда …

Совет

Земли сельхозназначения: можно ли строить дом ​Строительство домов на землях сельхозназначения возможно при соблюдении ряда условий и требований, устанавливаемых законодательством. Земельным законом устанавливаются типы участков в зависимости от деятельности, которая …

Приватизация земли под многоквартирными домами Приватизация земли под многоквартирными домами осуществляется в нашей стране с 01.03.2005 г., когда вступил в силу новый Жилищный кодекс. Сегодня далеко не во всех городах …

Приватизация земельного участка, находящегося в аренде Приватизация земельного участка, находящегося в аренде возможна в случае если надел получен в пользование не позднее октября 2001 года, иными словами, до момента вступления …

Можно ли подарить квартиру, если она в ипотеке? Выплата ипотечного кредита обычно происходит не один и не два года. За этот период у заемщика может возникнуть необходимость подарить квартиру. Без …

Порядок признания договора дарения недействительным ​Решение собственника подарить квартиру часто затрагивает интересы других людей: лиц, проживающих в ней, родственников, рассчитывавших на наследство. Если третьи лица недовольны фактом заключения сделки, они …

Имеют ли право пенсионеры на налоговый вычет? Могут ли неработающие пенсионеры получить налоговый вычет за продажу квартиры, ее покупку или лечение? А также, какие налоговые вычеты предусмотрены для работающих пенсионеров …

Может ли ИП работать с НДС? НДС один из самых распространенных налогов в коммерческих отношениях. Каким образом его могут применять российские индивидуальные предприниматели? В каких случаях уплата НДС для ИП …

Может ли банк списать долг по кредиту с банковской карты? Может ли банк списать долг по кредиту с банковской карты? На сегодняшний день система безналичных расчетов фактически становится основной для …

Обратите внимание

Может ли банк продать долг коллекторам? Что делать, если это случилось В рамках кредитных правоотношений достаточно часто возникает ситуация, при которой банк может принять решение об уступке права требования долга …

Может ли банк забрать квартиру за долги по потребительскому кредиту? В случае неисполнения заемщиком-должником своих обязательств по кредиту взыскание может быть обращено на все принадлежащее ему и достаточное для погашения …

Главные причины, по которым можно выселить жильца из квартиры Многие считают, что ситуация, когда можно оказаться на улице без собственного жилья, их никогда не коснётся. Но на самом деле, при …

Как получить материнский капитал на покупку жилья, и как его можно использовать? Многие семьи смогли значительно улучшить свои жилищные условия благодаря материнскому капиталу. Когда программу только ввели в действие, полученные …

Участие в долевом строительстве с использованием материнского капитала Наверное, самым популярным направлением использования материнского капитала является улучшение жилищных условий семьи. Один из вариантов приобретения жилья участие в долевом строительстве. Данное …

Идеи самого малозатратного и прибыльного бизнеса для начинающих предпринимателей Если вы решили оторваться от обыденной жизни, от ежедневных походов на работу, постоянного ожидания зарплаты и боязни попасть на ковер к …

Что такое майнинг криптовалюты и какие перспективы есть у данного вида заработка? Майнинг криптовалюты это единственный способ добычи Биткоина или другой криптовалюты, основанный на решении компьютерных задач и расшифровке последующего …

Прибыльные бесплатные краны криптовалют ​Криптовалютные краны это специальные сайты, которые раздают виртуальные деньги (Биткоины, Лайткоины, Эфириум и другие) за посещение ресурса и выполнение на нем определенных действий. Как правило, средства …

Важно

Бизнес-идеи для женщин с минимальными вложениями Бизнес-идеи для женщин с минимальными вложениями это возможность заняться предпринимательством, не имея серьезных сбережений. Такой формат позволяет работать абсолютно в разных нишах от индустрии …

Источник: https://uzbh.ru/vash-yurist/sroki-vozvrata-podotchetnyx-summ

Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Основной задачей учета подотчетных сумму является обобщение информации о состоянии расчетов с работниками предприятия, получившими аванс на хозяйственные, командировочные или операционные расходы.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

Каждая компания в России наделена правом расплачиваться за товары и услуги, выплачивать зарплату служащим и авансовые суммы командировочным наличными деньгами. Но, для оплаты товароматериальных ценностей и командировок сотрудников все расчеты должны оформляться через счет учета подотчетных лиц – балансовый счет 71.

Расчеты с подотчетными лицами

Данный счет всегда находится под строгим контролем руководства любой компании. Чем крупнее компания, тем больший объем наличных расчетов может проходить именно здесь. Учет должен быть правильным, своевременным, прозрачным и соответствовать нормам и правилам бухучета и законов РФ.

К контролю целевого использования выданной работникам наличности в подотчет на предприятиях относятся серьезно. Каждая сумма, полученная работником, выдается ему с конкретным распоряжением руководства:

  1. произвести расчет за какую-то определенную услугу;
  2. купить канцтовары и конверты;
  3. бензин и другие горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля;
  4. купить билеты для поездки в командировку и оплатить гостиницу;
  5. закупить офисную технику и т.д.

Работник, чтобы получить деньги в подотчет пишет заявление с указанием суммы и цел расходования. Круг подотчетных лиц должен быть четко очерчен приказом руководителя или управляющего фирмы. В данном перечне указываются сотрудники, которые могут получать в кассе наличные деньги, для выполнения какой-то определенной задачи.

В списке указывают все данные сотрудника, должность, цель и сумму денежных средств, больше которой ему не имеют права выдавать.

Командировочные могут получать любые сотрудники, если они получили приказ отправиться в командировку, либо на обучение для повышения квалификации от компании.

https://www.youtube.com/watch?v=EUvtZdUgKtE

В перечень сотрудников включают только тех, с кем заключен договор о материальной ответственности.

Такой договор заключается с руководителями компаний, их заместителями, начальниками отделов и служб, завхозами, кладовщиками, снабженцами, и т.д.

Работники, которые еще не достигли совершеннолетия, не могут работать на должностях, на которых предполагается нести материальную ответственность. И поэтому они также не могут быть подотчетными лицами.

После выполнения поставленной задачи сотрудник обязан отчитаться, о проделанной работе, и сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех финансовых документов, подтверждающих полной или частичное расходование аванса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

Эффективная модель учета включает в себя несколько основных принципов, которыми руководствуются при совершении операций:

  1. Наличные денежные средства должны выдаваться только определенным руководством предприятия сотрудникам. Запрещено выдавать деньги лицам, не работающим в компании.
  2. Суммы, полученные работником не должны превышать лимит, утвержденный для него.
  3. Прежде чем получить новую сумму в свое распоряжение, подотчетное лицо обязано отчитаться по ранее полученной сумме.
  4. Данные расчеты используются только в том случае, если другим способом нужных целей достичь невозможно, например, если из кассы разрешено выдать заработную плату наличными, то неправомерно ее выдавать через 71 счет.
  5. Руководитель компании должен утверждать целесообразность совершенных расходных операций.
  6. Учет должен производиться в полном объеме и своевременно, все сроки, прописанные в нормативных документах должны неукоснительно соблюдаться.
  7. Главный бухгалтер организации должен контролировать целевое использование подотчетных сумм.
Читайте также:  Как приватизировать землю под частным домом или гаражом, приватизация дачного домика в 2018 году

Читайте также!  Календарь бухгалтера на 2019 год: сроки сдачи отчётности

Выполнение всех правил совершения операций гарантирует создание правильной системы их учета.

Нормативная база учета сумм, выданных в подотчет

Нормативными документами, регламентирующими расчеты:

  • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.02.2011 №402-ФЗ,
  • Положение о бухучете, в части 10/99 «Расходы организации»,
  • План счетов бухучета организаций и инструкция по его применению, принятые Министерством финансов РФ,
  • Положения, приказы и регламенты самого предприятия

ФЗ о «Бухучете»

Источник: https://vesbiz.ru/buxuchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html

Учет расчетов с подотчетными лицами — что это такое, счет 71, бухучете, актив и пассив в 2019 году

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты ↑

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Совет

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

  1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
  2. Список лиц, которые могут получать деньги.
  3. Размер подотчетной суммы.
  4. Сроки возврата денег.
  5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
  6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
  7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
  8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Бухгалтерский учет Это непрерывная фиксация и анализ данных, которые позволяют получить необходимую информацию о состоянии имущества, обязательств и активов предприятия. Сюда также относятся любые изменения, возникающие в ходе хозяйственной деятельности организации
Подотчетные лица Должностные лица, которые обязаны представить письменный отчет о том, как ими были использованы выданные средства
Учет расчетов Документальное отображение операций по расчетам с контрагентами
Синтетический учет Учет итоговых сведений бухучета о разновидности имущества, обязательствах предприятия и хозяйственных операциях, который создается на основании конкретных экономических признаков
Счет 71 Служит для отображения суммы задолженности перед предприятием. На этом счету также указывается сумма невозмещённого перерасхода
Аудитор Физическое лицо, которое занимается проверкой финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Кто осуществляет расчет

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Обратите внимание

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ↑

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться служебной запиской, с отображением следующих данных:

  • цель расхода;
  • сроки;
  • сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Дт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником» Кт 50 «Касса»
Дт 44 «Издержки на продажу» Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с ответственным лицом»

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Дт 71 «Расчеты с ответственным работником» Кт 50 «Касса»
Дт 25 «Общепроизводственные издержки» Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с ответственным работником»

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Дт 94 «Недостачи и…» Кт 71 «Расчеты с ответственным сотрудником»

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по зарплате» Кт 94 «Недостачи и потери…»

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Дт 0 208XX 560 Наращивание дебиторской задолженности
Кт 0 20134 610 Выданы деньги из кассы предприятия
Кт 0 20135 610 Выбытие финансовой документации из кассы
Кт 0 20111 610 Списание денег со счета в казначействе
Кт 0 20121 610 Выбытие денег в банк
Кт 1 30405 XXX Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Дт 1 21003 560 Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 30405 000 Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Дт 0 20123 510 Поступление денег в банк
Кт 1 30405 000 Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом

Вторая:

Дт 1 21003 560 Наращивание дебиторки при проведении операций с фин. органом по наличным деньгам
Кт 1 20123 610 Выбытие денег в банк

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

Дт 1 208XX 560 Увеличение дебиторки ответственного работника
Кт 1 21003 660 Уменьшение задолженности при осуществлении операций с фин. органом по наличным деньгам

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

Дт 0 10500 340 Увеличение цены материальных запасов
Дт 0 10600 000 Оплата нефинансовых активов
Дт 0 30200 000 Расчеты по взятым обязательствам
Дт 0 40120 000 Издержки текущего года
Дт 0 30403 830 Сокращение кредиторской задолженности по удержаниям из зарплаты
Дт 0 10900 000 Издержки на изготовление товарной массы
Кт 0 208XX 660 Снижение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

При возврате денег запись делается так:

Дт 0 20134 510 Поступление денег в кассу
Кт 0 208XX 660 Сокращение дебиторской задолженности подотчетных работников
Дт 0 20111 510 Поступление денег со счета в казначейства
Дт 0 20121 510 Поступление денег в банке
Дт 1 30405 000 Расчеты по платежам из бюджета с фин. органом
Кт 0 208XX 660 Сокращение дебиторской задолженности ответственных сотрудников

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Документальное оформление расчетов

Документы по учету расчетов можно поделить на три вида. Первичная документация оформляется в бухгалтерии на основании служебной записки.

Второй вид документов работник подготавливает самостоятельно в процессе реализации производственной задачи. Сюда относятся:

После выполнения поставленной задачи оформляется итоговая документация. Работник должен подготовить авансовый отчет относительно израсходованной суммы денег и сдать его в бухгалтерию.

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

  1. Распоряжение об учетной политике.
  2. Авансовые отчеты.
  3. Журналы регистрации.
  4. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
  5. Сметы представительских издержек.
  6. Заявления о выдаче денег.
  7. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Часто задаваемые вопросы ↑

При проведении учета расчетов с подотчетными работниками могут возникнуть следующие вопросы:

  1. Какие существуют особенности расчетов в бюджетных учреждениях.
  2. Может ли кассир выступать в качестве подотчетного лица.
  3. Основные проблемы при инвентаризации.
  4. Что делать при выдаче аккредитива.
  5. Как поступать при выявлении фальшивых документов.

Нюансы в бюджетных учреждениях

Общий порядок учета расчетов с подотчетными работниками в бюджетных учреждениях такой же, как для коммерческих организаций.

Видео: подотчет, на сколько можно выдать подотчетному лицу на наличные расходы

Однако Минфин рекомендует государственным предприятиям максимально сократить обращение наличных денег и перечислять их на банковские карты сотрудников.

Заявление на выдачу подотчетных денег пишется в произвольной форме (см. подзаголовок «Нормативное регулирование»). Деньги могут выдаваться на следующие цели:

  • заработная плата;
  • коммунальные услуги;
  • покупка материалов, основных средств;
  • закупка горюче-смазочных материалов;
  • издержки, связанные с командировкой.

Может ли кассир быть подотчетным лицом

Типовая форма документа находится в приложении №2. Поэтому при формировании списка работников, которые будут выполнять функции подотчетных лиц за основу можно взять перечень должностей, предусмотренных постановлением.

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

  1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
  2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
  3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
  4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
  5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
  6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
  7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

Дт 0 201 06 510 «Поступление денег на аккредитивный счет» Кт 0 201 06 610 «Выбытие денег с аккредитивного счета»

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • код формы;
  • дата составления;
  • название организации, выдавшей документ;
  • суть операции;
  • наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
  • подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

Подбивая итог обзора учета расчетов с подотчетными лицами нужно выделить несколько ключевых моментов. Получать подотчетные суммы могут материально ответственные работники предприятия.

Выдача денег осуществляется на основании приказа руководителя организации. Наличные деньги выдаются на основании расходного кассового ордера.

Денежные средства должны быть израсходованы исключительно на цели, предусмотренные служебной запиской.

Источник: http://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami.html

Ссылка на основную публикацию